La désignation d’une personne de confiance : à quoi faut-il faire attention ?

La personne de confiance joue un rôle spécifique en matière de bien-être au travail. Elle est un point de contact neutre pour les travailleurs souhaitant notamment exprimer un mal-être, résoudre un conflit ou prévenir une situation de risque psychosocial comme le burn-out par exemple.

1. Pouvoirs & autonomie de la fonction

Bien qu’elle soit rattachée au service interne de prévention et de protection au travail lorsqu’elle fait partie du personnel de l’entreprise, elle travaille en toute autonomie de telle sorte que le conseiller en prévention interne ne peut pas lui donner des ordres quant à l’exercice de ses missions et il n'a pas accès aux données individuelles des situations que la personne de confiance traite.

Cette autonomie s’applique également à l’égard de l’employeur dans le cadre de ses missions.

2. Qui désigner ?

Sauf dans les entreprises occupant moins de 20 travailleurs, la personne de confiance doit faire partie du personnel. Cependant, l’employeur ne peut pas désigner n’importe quel travailleur comme personne de confiance.

En raison de l’autonomie nécessaire à l’exercice de ce rôle, il existe plusieurs incompatibilités. La personne de confiance ne peut pas :

• exercer la fonction de conseiller en prévention –médecin du travail ;
• être délégué de l’employeur ou du personnel au Conseil d’entreprise ou au Comité pour la prévention et la protection au travail,
• être candidat aux élections sociales ;
• être délégué syndical ;
• faire partie du personnel de direction ;

Bien que la législation ne prévoie pas expressément une incompatibilité entre la personne de confiance et le conseiller en prévention, nous estimons que ces deux fonctions sont incompatibles par nature étant donné que le but de désigner une personne de confiance est de permettre aux travailleurs de s’adresser à autre personne au sein de l’entreprise que le conseiller en prévention interne.
En outre, la personne désignée ne doit pas avoir déjà suivi de formation spécifique. L’employeur doit, par contre, assurer qu’elle soit formée dans les deux ans de sa désignation.

3. Obligation de désignation

La désignation d’une personne de confiance n’est obligatoire que pour les entreprises :

• occupant au moins 50 travailleurs, OU
• où tous les membres de la délégation syndicale, ou à défaut de délégation syndicale, l’ensemble des travailleurs en font la demande.

Attention que si l’entreprise a un Comité pour la prévention et la protection au travail, la désignation ne pourra avoir lieu qu’après avoir obtenu l'accord préalable de tous les membres représentant les travailleurs au sein de ce Comité.
Bien que cela ne soit pas obligatoire, plusieurs personnes de confiance peuvent être désignées. Dans ce cas, il faudra veiller à avoir au minimum une personne de confiance qui est interne à l’entreprise si :

• l’employeur occupe 50 travailleurs ou plus, ou 
• l'employeur occupe 20 travailleurs ou plus et fait seulement appel à un conseiller en prévention d'un service externe pour la prévention et la protection au travail.

Nous sommes à votre disposition si vous souhaitez en savoir plus sur les missions, la formation et la procédure d’écartement de la personne de confiance.