E-Box Enterprise un outil incontournable dans vos relations avec le SPF Emploi et les autres administrations : pensez à consulter votre boîte !

Une nouvelle étape vers la digitalisation des communications officielles avec les administrations

Dans un monde où la transformation numérique des services publics s’accélère, l’e-Box Enterprise s’impose progressivement comme le canal privilégié pour les échanges entre les entreprises et les institutions publiques. Depuis le 1^er mars 2025, c’est désormais le SPF Emploi, du Travail et de la Concertation sociale qui rejoint la longue liste des institutions utilisant ce canal pour envoyer leurs correspondances ordinaires.

Pour les entreprises, il devient essentiel de comprendre ce qu’est l’e-Box, ce qu’elle contient, comment l’activer… et surtout de ne pas passer à côté de communications importantes.

1. Qu’est-ce que l’e-Box Enterprise ?

L’e-Box Enterprise est une boîte aux lettres électronique sécurisée destinée aux entreprises, accessible via leur numéro d’entreprise inscrit à la BCE. Elle centralise les courriers officiels émanant d’un large éventail d’organismes publics fédéraux ou régionaux.

Parmi les institutions déjà utilisatrices figurent notamment l’ONSS, l’ONEM, l’INAMI, le SPF Finances, ou encore Fedris. Le SPF Emploi s’ajoute désormais à cette liste.

L’objectif est de faciliter et sécuriser les échanges tout en réduisant le volume de courrier papier.

2. Quelles communications sont désormais envoyées par le SPF Emploi via l’e-Box ?

Le SPF Emploi peut désormais transmettre par ce biais des documents et messages en lien avec :

• Des convocations à des auditions ou avertissements de l’Inspection du travail (Contrôle des lois sociales ou du bien-être au travail) ;
• Des annonces de visite ou demandes de régularisation ;
• Des réponses à des demandes d’échelonnement ou des décisions de classement sans suite ;
• Des rappels de paiement d’amendes administratives ;
• Des communications relatives aux CCT d’entreprise, notamment enregistrement, dénonciation ou adhésion ;
• Des rapports en matière de formation ou d’efforts pour groupes à risques ;
• Et bien d'autres encore.

Ces courriers sont la plupart du temps transmis au format PDF, via la plateforme e-Box.

Par contre d’autres documents ne sont pas (encore) transmis via l’e-Box :

• Les lettres recommandées, toujours envoyées en format papier ;
• Les échanges liés aux plans bonus (via www.plansbonus.be) ;
• Les communications initiées par l’entreprise vers le SPF Emploi, notamment les CCT et actes avec signatures originales, toujours à déposer physiquement au Greffe de la Direction générale des Relations collectives de travail.
• Pour sa part, la Direction des amendes administratives précitée préconise l’usage préférentiel de l’e-mail à son égard via amendesadministratives@emploi.belgique.be, même si l’envoi postal au format papier reste possible.

3. Comment activer et gérer votre e-Box Enterprise ?

Activation

Un représentant légal de l’entreprise doit activer l’e-Box via le portail CSAM (www.csam.be), en désignant un gestionnaire d’accès principal (GAP).

Bien que non obligatoire à ce stade, l’e-Box est en passe de devenir la norme. Le SPF Emploi, par exemple, limite déjà certaines communications à ce seul canal.

Gestion des accès

Toute personne liée à l’entreprise (travailleur, gérant, administrateur…) peut accéder à l’e-Box Enterprise, à condition de disposer d’une eID avec code PIN ou d’un compte itsme®.

Cependant, l’accès n’est pas automatique. Lors de l’activation de l’e-Box, le représentant légal de l’entreprise désigne un gestionnaire d’accès principal (GAP). Ce dernier peut ensuite :

• gérer l’e-Box (ajout ou retrait d’utilisateurs),
• et accorder des droits d’accès à d’autres membres de l’entreprise, appelés utilisateurs.

Il est essentiel d’enregistrer les adresses e-mail des gestionnaires et utilisateurs afin qu’ils reçoivent une notification lorsqu’un document est déposé dans la boîte.

Durée de disponibilité limitée

Chaque document déposé dans l’e-Box Enterprise par une institution publique est assorti d’une durée de validité déterminée. L’entreprise doit impérativement consulter le document avant l’échéance de cette période.

Un avis par e-mail est envoyé lorsque la date limite approche. Passé ce délai, le document est automatiquement supprimé de l’e-Box et ne pourra plus être récupéré.

Il est donc essentiel de télécharger et d’archiver les documents reçus dans un espace de stockage interne à l’entreprise (par exemple : serveur, disque dur, cloud sécurisé…), afin de garantir leur conservation à long terme.

⚠️ Attention aux tentatives de phishing

Les institutions publiques sont parfois utilisées comme façade par des fraudeurs (phishing). Restez vigilant : ne cliquez jamais sur des liens suspects. Consultez les conseils de sécurité sur : www.eboxenterprise.be/fr/faq/securite.

4. Conclusion : Pourquoi votre entreprise doit s’y intéresser dès maintenant

L’intégration du SPF Emploi dans l’e-Box marque un pas supplémentaire vers la dématérialisation complète des relations avec les administrations. Il est indispensable que chaque entreprise active sa boîte, organise les accès, et intègre cette nouvelle réalité dans ses processus internes.

Ne pas relever votre e-Box, c’est risquer de manquer une convocation ou une décision importante. Certes, l’activation de l’e-Box n’est pas encore formellement obligatoire. Toutefois, dès lors que certains documents ne seront peut-être bientôt plus transmis que via ce canal, on peut parler d’une obligation tacite. À titre d’exemple, la digitalisation complète des échanges fiscaux est prévue pour 2028. Et selon un inspecteur du Contrôle des lois sociales, cette échéance pourrait même survenir plus tôt dans le domaine social, possiblement dès 2026.

Le département Droit social de CENTRIUS 🐺 est à votre disposition pour :

• vous accompagner dans l’activation de votre e-Box Enterprise,
• auditer vos procédures internes de gestion de ces communications,
• et vous conseiller sur vos obligations sociales et les risques en cas d’inattention.

Pour toute question, contactez notre équipe.

SOURCES ET RÉFÉRENCES LÉGALES

• «Correspondance via l’e-Box à partir du 1er mars », https:// emploi.belgique.be/fr/actualites/correspondance-le-box-par tir-du-1er-mars, SPF Emploi, 26 février 2025 ;
• «À partir du 1er mars, la correspondance relative aux CCT d’entreprise et aux autres actes d'entreprise ne sera plus en voyée que sous forme digitale », https://emploi.belgique.be/ fr/actualites/partir-du-1er-mars-la-correspondance-relative aux-cct-dentreprise-et-aux-autres-actes, SPF Emploi, 13 février 2025 ;
• eboxenterprise.be;
• https://myebox.be;
• Loi du 27 février 2019 relative à l'échange électronique de messages par le biais de l'eBox (Moniteur belge, 15 mars 2019), tel que modifiée par la loi du 13 septembre 2023 modifiant la loi du 27 février 2019 précitée (M.B., 27 novembre 2023) ;
• Loi du 12 mai 2024 visant à digitaliser les relations entre le Service public fédéral Finances, les citoyens, les entreprises, les personnes morales et certains tiers et abrogeant la loi du 26 janvier 2021 sur la dématérialisation des relations entre le Service public fédéral Finances, les citoyens, personnes morales et certains tiers, et modifiant différents codes fiscaux et lois fiscales (M.B., 30 mai 2024) ;
• BROUCKE, C., « Le SPF Emploi envoie ses courriers ordinaires dans votre e-Box : n'oubliez pas de relever votre boîte ! », soc. 2025, liv. 5, 12-14.